Abteilung Gerätedokumentation

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"Das wird nie langweilig"

Wer schreibt, der bleibt – so will es sogar der Gesetzgeber. Keine Maschine darf an den Kunden ohne Dokumentation ausgeliefert werden. Ihre Erstellung ist eine Sache für Spezialisten.

Peter Schell hat vor rund 20 Jahren die Abteilung Dokumentation übernommen. Mit seinen beiden Mitarbeiterinnen Silke Askerc und Tanja Lippert bildet er schon fast genauso lange ein stabiles Team, das von einer externen Mitarbeiterin ergänzt wird. „Obwohl der Dokumentationsaufwand seitdem enorm gestiegen ist, haben wir durch organisatorische Maßnahmen noch immer gegensteuern können“, berichtet er. Papier ist aus seinem Archiv schon lange verschwunden, in der Dokumentation hat die Digitalisierung längst die Abläufe verschlankt. Das wird sich weiter fortsetzen: „Aktuell bauen wir ein Dokuportal auf, um Dokumentationen für die externen Nutzer zugänglich zu machen.“ Gleichzeitig übernimmt das Portal dann die Archivfunktion für die interne Nutzung.

Kommunikation ist alles
Archivierung und Nachvollziehbarkeit ist ein großes Thema in der Abteilung. Dokumentationen müssen für die Lebensdauer einer Maschine vorgehalten und bei Bedarf angepasst werden. „Modernisierungen und Retrofits stellen uns immer wieder vor Herausforderungen“, erzählt Peter Schell. Oft erlischt durch ein Update der Lebenszyklus der alten Maschine, und eine „neue“ mit neuem Typenschild und neu zu erstellender Dokumentation entsteht.

Diese neuen Dokumentationen sind aber in der Regel viel umfangreicher und aufwendiger, wenn z.B. Zertifikate aus dem ursprünglichen Herstellungsjahr für „alte“ Komponenten benötigt werden – und damit beginnt für die Mitarbeiter in der „Doku“ die Jagd. „Ein Großteil unserer Arbeit ist Recherche – nach den benötigten Informationen und Dokumenten. Daher müssen wir viel kommunizieren und nachfragen, anders geht es gar nicht.“

Die drei Kollegen aus der Doku arbeiten von Anfang an parallel zur Herstellungskette, an deren Ende die Dokumentation den Geräten beigefügt wird. Schon mit der Freigabe des Auftrags erhalten sie die Informationen, wann der Versand erfolgen soll, in welchen Sprachen die „Doku“ gebraucht wird und ob es Anpassungen an den Geräten gibt, die berücksichtigt werden müssen. Mit diesen Informationen startet bereits die Planung der Dokumentation, z.B. die Übersetzungen in die benötigten Sprachen. Insgesamt verwaltet die Abteilung Dokumentationen in 26 Sprachen, teils mit landes- / auftragsspezifischen Zusatzdokumenten. „Aber wir beschränken uns auf die EU-Amtssprachen – es gibt zum Beispiel nur Portugiesisch und kein brasilianisches Portugiesisch. Sonst wäre der Aufwand viel zu hoch“, schränkt Peter Schell ein.

Eine Haftungsfrage
„Wenn sich ein Auftrag im Laufe der Herstellung verändert, müssen wir das erfahren, sonst stimmt hinterher die Dokumentation nicht“, erläutert er. Denn das hat rechtliche Konsequenzen. „Die Maschinenrichtlinie verlangt, dass die mitgelieferte Dokumentation dem As-Build-Zustand entspricht. Ansonsten hat die Lieferung einen Mangel, für den Brabender-Technologie haftet. Wenn in der Produktion eines Kunden etwas passiert und ein Schaden entsteht, sind heutzutage die Dokumentationen sofort ein wichtiger Bestandteil der Ermittlung.“

Als größte Herausforderung und gleichzeitig größten Spaß empfindet Peter Schell die Entwicklung neuer Geräte. „Als Ingenieur macht mir der Austausch mit den Kollegen der Konstruktion große Freude. Wir als Doku können die Bedienersicht einbringen, das ist immer sehr abwechslungsreich.“ Bei größeren Projekten ist auch die Zusammenarbeit mit allen Zulieferern intensiv, deren Dokumente eingebunden werden müssen. Diese Projekte erfordern zusätzliche Dokumente, z.B. Montageanleitungen für den Servicetechniker. Am Ende steht die Abschlussdokumentation des übergebenen Geräteaufbaus, die sogenannte As-Built-Dokumentation, in der dann auch bei der Inbetriebnahme durchgeführte Veränderungen enthalten sind. „Eine Dokumentation lebt, sie wird mit jeder Veränderung angepasst, um haftungssicher zu sein.“ Je komplexer Dosiervorgänge und Projekte werden, desto anspruchsvoller wird auch die Dokumentation. Für Peter Schell und seine Kolleginnen eine willkommene Herausforderung: „Das wird nie langweilig, weil immer alles in Bewegung ist.“ 

 

(erschienen in FLUX 2/2018)